Jak zarządzam swoimi projektami z użyciem Trello?

Temat zarządzania swoim czasem zawsze był dla mnie bardzo ważny i podchodziłem do niego na wiele sposobów. W ostatnim czasie wypracowałem chyba w końcu metodę wykorzystania aplikacji Trello, która mnie satysfakcjonuje i rozwiązuje wiele pomniejszych problemów oraz wad poprzednich podejść.

Ekspresowe wprowadzenie do Trello

Zacznijmy najpierw może od krótkiego wprowadzenia do Trello – jest to darmowa webaplikacja, która posiada appki na urządzenia mobilne i służy do zarządzania projektami. Hierarchia w Trello wygląda w uproszczeniu następująco:

  • Tablica (board)
    • Lista (list)
      • Karta (card)
        • Lista zadań (checklist)

Każda karta może ponadto mieć etykiety (labels), opis (description), datę końcową (due date), załączniki (attachment) i komentarze (comments). Jest też oczywiście możliwość zarządzania wieloma użytkownikami ale w tym wpisie skupię się na wykorzystaniu Trello do potrzeb jednej osoby.

Ogólnie Trello posiada wszystko to czego osobiście mi było trzeba poza jednym małym detalem – brakuje licznika kart w listach – tutaj jednak szybko znalazłem rozwiązanie dla Chrome, więc problem się rozwiązał.

Jak zatem organizuję swój czas w Trello?

 

trello-board-list

Zacznijmy od struktury tablic – zawsze mam 6 tablic związanych z moimi zadaniami:

  1. ToDo – NUMER TYGODNIA MIESIĄC
  2. ADDITIONAL – NUMER TYGODNIA MIESIĄC
  3. ToDo – NUMER TYGODNIA+1 MIESIĄC
  4. ADDITIONAL – NUMER TYGODNIA+1 MIESIĄC
  5. NEXT
  6. NEXT ADDITIONAL

Pierwsze dwie tablice odpowiadają za bieżący tydzień, kolejne dwie za następny tydzień i wreszcie dwie ostatnie odpowiadają za zadania do wykonania później niż w ciągu najbliższych dwóch tygodni. Wprowadziłem podział na ToDo i ADDITIONAL, ponieważ dzięki temu mogę oddzielić zadania związane z pracą i swoimi dodatkowymi projektami z nią niezwiązanymi. Dodatkowo tablice z ToDo mają zawsze czerwone tło a te z zadaniami dodatkowymi mają tło zielone.

Zawsze na początku tygodnia tworzę sobie zarys zadań na przyszły tydzień – stąd dwie dodatkowe tablice. Dzięki temu wiem na co sobie mogę pozwolić przy przekładaniu zadań na przyszły tydzień w wypadku wystąpienia nieprzewidzianych zadań, trudności lub np. choroby. Dodatkowo te tablice najczęściej służą jako szablon do tworzenia kolejnych tablic – to zawsze kilka minut klikania mniej.

Dwie ostatnie tablice zawierają zarys zadań na dalszą przyszłość – około 2-3 miesięcy wprzód. Dzięki nim wiem na co mogę sobie pozwolić dobierając i planując nowe zadania. Jeżeli mam problem z określeniem czy chcę się zająć danym pobocznym projektem, to po prostu odpowiadam sobie na proste pytanie – czy byłbym w stanie zrezygnować z innego z obecnych projektów i zastąpić go tym projektem – dzięki temu lista nie robi się kosmicznie długa.

A jak wygląda tablica?

trello-board-inside

W każdej z tablic ToDo i ADDITIONAL mam dwie stałe pozycje: DONE i DOING.

  • DONE – tutaj trafiają wykonane zadania, dzięki wykorzystaniu licznika kart od razu widzę czy trzymam dobre tempo realizacji zadań. Dodatkowo korzystam z małego udogodnienia wspomnianego rozszerzenia Chrome do pokazywania licznika kart – gdy wpisze się w tytule karty liczbę w nawiasie kwadratowym np. DONE [20] to pokazuje nam liczbę kart w postaci np. 9/20. Codziennie zwiększam więc liczbę w liście DONE i widzę postępy w wykonywaniu zadań względem celu.
  • DOING – na tą listę trafiają zadania, którymi właśnie się zajmuję lub chcę się zająć w ciągu najbliższych 2 godzin. Dodatkowo wrzucam też tutaj zadania do wykonania konkretnego dnia aby mi nie umknęły.

Pozostałe listy tworzą większe zadania – tytuł listy to nazwa projektu a poszczególne karty tworzą zadania, które da się zrobić w maksymalnie 30 minut. O zaletach dzielenia zadań na mniejsze podzadania chyba nie muszę tutaj pisać 😉 Dodatkowo pierwsza karta zawiera dodatkowe notatki, uzupełniające listy zadań itd. Taką kartę oznaczam etykietą by podkreślić jej priorytet (i staram się układać listy według tego priorytetu żeby najważniejsze projekty rzucały się cały czas w oczy) – stosuję etykiety: zieloną, żółtą, pomarańczową i czerwoną – ich znaczenie w kwestii określania priorytetu jest chyba zrozumiałe 😉

Pomniejsze zadania – jeżeli takie się pojawią, trafiają do listy OTHER – najczęściej są to mini-projekty składające się z 1-2 zadań.

Zalety?

Powyższy sposób posiada wiele zalet:

  • Można mniej więcej określić po liczbie kart i list czy nie wzięło się na siebie zbyt dużo pracy w danym tygodniu,
  • Mniej czasu traci się na rozmyślanie czy czegoś nie przełożyć na jutro/pojutrze – kiedyś stosowałem listy jako listę zadań na dany dzień, a potem odkryłem, że czasem traciłem nawet godzinę dziennie analizując jak poprzekładać sobie zadania pomiędzy dniami – przy obecnym układzie cel jest jasny – muszę wykonać określoną liczbę zadań w ciągu dnia by nie mieć zaległości,
  • Dzięki 6 tablicom mam wstępnie zaplanowane 2-3 miesiące więc nie skupiam się tylko na najbliższej przyszłości,
  • Wykorzystanie tablic związanych z przyszłymi zadaniami minimalizuje ilość klikania wewnątrz aplikacji by zaplanować sobie zadania.
  • Lista DONE w zarchiwizowanych tablicach jasno pokazuje wydajność w danym tygodniu.

Wiem, że można zrobić to jeszcze lepiej

W wolnych chwilach testuję inne aplikacje do zarządzania listą zadań. Używałem już Basecampa, ToDoist, Wunderlist, Any.do, Evernote i oczywiście starej dobrej kartki papieru i ołówka 🙂 Ale na tą chwilę Trello jest najbliższe mojemu ideałowi pod kątem zarządzania czasem.

Cały czas eksperymentuję z nowymi pomysłami do powyższego wykorzystania Trello i jeżeli się sprawdzają to wprowadzam je w życie – jeżeli macie swoje spostrzeżenia w wykorzystaniu Trello do organizowania swojego czasu to chętnie poczytam o nich w komentarzach.

  • Artur Wagnerowski

    Kolego spróbuj jeszcze Nozbe

    • Z ciekawości w wolnej chwili wypróbuję – kiedyś nawet chyba gdzieś już tą usługę widziałem, ale wtedy przegrała z czymś innym przy wyborze appki 🙂

  • Marcin Go-cha

    U mnie od 15-tu lat najlepiej sprawdza się mały notes lub karteczka obok komputera 😉 5-6 lat temu namiętnie używałem Things, Problem był, gdy zacząłem współpracować z osobami i chciałem dzielić się taskami… No i zacząłem używać trello – podobne jak Ty – tylko nowy Board to u mnie nowy projekt – a listy mam zwykle takie: to do, doing, done, tested, commited, talk about, archive i czasami good practices (gdy projekt jest niekończący się i wiele osób coś w nim robi), i np. v.2.0 gdy wpadają mi jakieś pomysły na przyszłość – do tego kolorami oznaczam priorytety. Wady – nie da się trello jakoś zintegrować z bitbucketem ;-). Sam dla siebie poza trello używam po prostu evernote gdzie przy pomocy checklisty sobie taski wyznaczam.

    • Ja do kooperacji z teamem używam po prostu systemu issues w prywatnych repozytoriach na githubie 🙂

      • Radek Antoniuk

        Do kooperacji z Teamem polecam Slacka – ma milion integracij, więc można nawet zasysać informacje o commitach z GH 🙂

  • Radek Antoniuk

    Trello jest ok, zwłaszcza z rozszerzeniem do Scruma i paroma innymi integracjami, daje radę.

    Z ciekawością przeczytałem o tym jak zarządzasz (swoim życiem tak naprawdę) w Trello – ja mam tylko z tym jeden problem – u mnie zbyt często zadania się zmieniają i w efekcie niestety „re-planningu” nie da się uniknąć.
    Poza tym w trello brakuje jednej ważnej funkcjonalności – jest na nią mocne parcie społeczne 😉 – recurring tasks / lists.

    • U mnie też zadania często pojawiają się znienacka co powoduje, że plan potrafi się sypnąć – dlatego w miarę możliwości wypełniam ToDo na jakieś 70-80% – resztę z reguły zajmują dodatkowe, nieprzewidziane zadania.

      Co do powtarzających się zadań – m.in. właśnie po to tworzę na początku tygodnia plan na następny weekend – mam dzięki temu od razu ustawione zadania, które powtarzam w każdym tygodniu.

  • tak, fajnie chodzi na ios, android za to na winphone bardzo kuleje w zasadzie wygląda jak wfmag dosowy 😉